Yeni bir muhasebe programına geçmenin en temiz zamanı yılın başıdır. Yılı eski programda kapatıp 1 Ocak’ı yeni programda açılış bakiyeleriyle başlatırsanız, bir yılın kayıtları iki programa bölünmez; raporlar, beyannameler ve e-Defter dönemi tek programdan çıkar.
Aşağıdaki liste, Mipos’ta yıl sonu geçişlerinde izlediğimiz sıradır. Geçişi kendiniz planlıyorsanız da aynı sırayı kullanabilirsiniz.
Kasım: ihtiyacı netleştirin, paketi seçin
- Programı aynı anda kaç kişinin kullanacağını, kaç şube ya da depo olduğunu yazın.
- Muhasebe içeride mi tutulacak, mali müşavirde mi kalacak? Bu, paketi doğrudan belirler.
- Hangi e-belgeleri kullandığınızı ya da kullanmak zorunda olduğunuzu kontrol edin (e-Dönüşüm takvimi).
- Paketi bu cevaplara göre seçin. Emin değilseniz Hangi Mikro? sihirbazı 10 soruda öneri verir.
Aralık: kurulum, aktarım ve eğitim
- Program kurulur, kullanıcılar ve yetkiler tanımlanır, yedekleme düzeni kurulur.
- Cari kartlar, stok kartları ve açık bakiyeler eski programdan aktarılır; geçmiş hareketlerin aktarımı isteğe bağlıdır.
- Fatura, irsaliye ve rapor tasarımları yeni programda yeniden kurulur.
- e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter kullanıyorsanız entegratör ve mali mühür işlemleri planlanır.
- Ekip yeni programda kendi verisiyle eğitilir; deneme faturaları kesilir.
Süre pakete göre değişir: Mikro Run aynı gün, Mikro Jump veri aktarımı dahil yaklaşık 5 iş günü sürer. Aralık’ın son haftasına sıkışmamak için Kasım’da başlamak gerekir.
31 Aralık: eski programda kapanış
- Yılın son faturaları ve tahsilatları eski programda kaydedilir.
- Cari bakiyeler müşteri ve tedarikçilerle mutabık kalınır (e-Mutabakat bu işi toplu yapar).
- Stok sayımı yapılır; sayım farkları kapanıştan önce işlenir.
- Açık çek, senet ve banka bakiyeleri listelenir.
1 Ocak: yeni programda açılış
Kapanış bakiyeleri açılış fişiyle yeni programa alınır ve yeni yılın ilk faturası yeni programdan kesilir. Eski program, geçmiş yılları görmek için okuma amaçlı açık kalabilir.
Kontrol listesi (özet)
- Kullanıcı, şube ve e-belge ihtiyacı yazıldı.
- Paket seçildi, teklif alındı.
- Mali müşavirle geçiş takvimi konuşuldu.
- Cari, stok ve açık bakiye listeleri temizlendi.
- Fatura tasarımları ve yetkiler hazır.
- e-Belge başvuruları ve mali mühür hazır.
- Ekip eğitimi tamamlandı.
- 31 Aralık kapanışı ve 1 Ocak açılış fişi yapıldı.
Geçişin ayrıntıları için Mikro’ya geçiş sayfamıza bakabilir, ya da ücretsiz ön görüşmede takvimi birlikte çıkarabiliriz.